ระบบบัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภท (General Ledger) คือศูนย์รวมของ “ตัวเลขการเงิน” ทั้งบริษัท — ทุกการขาย ซื้อ รับ-จ่ายเงิน ถูกรวมเข้ามาที่นี่แล้วแปลงเป็นงบการเงิน บทนี้เล่าแบบคนไม่ได้เรียนบัญชีก็เข้าใจ

ปรับปรุง: กันยายน 2569พิสูจน์จากหน้าจอระบบจริง

7.1บัญชีแยกประเภทคืออะไร (เล่าแบบชาวบ้าน)

ลองนึกภาพร้านค้า: มีการขายของ ซื้อของ จ่ายค่าไฟ รับเงินจากลูกค้า — เรื่องราวเหล่านี้ถูกจดลง “สมุด” แยกตามหมวดเงิน เช่น เงินสด ลูกหนี้ รายได้ ค่าไฟ สมุดเล่มนั้นคือ บัญชีแยกประเภท และเมื่อสรุปยอดทุกหน้าสมุดตอนสิ้นเดือน/สิ้นปี ก็ได้ งบการเงิน ที่บอกว่ากิจการมีทรัพย์สินเท่าไร หนี้เท่าไร กำไรเท่าไร

เคล็ดลับ

ในระบบ พนักงานหน้าร้าน/คลังไม่ต้องเข้าโมดูลนี้เพื่อทำงานประจำวัน — หน้าที่ของเราคือบันทึกเอกสารให้ถูกต้อง แล้วทีมบัญชีจะนำเข้าบัญชีแยกประเภทผ่านขั้นตอน “ผ่านรายการ” ของโมดูลนี้

7.2แผนที่โมดูล: 4 กลุ่ม 38 จอ

เมนูโมดูลบัญชีแยกประเภท — เมนูซ้ายของโมดูลบัญชีแยกประเภท — กดชื่อโมดูลเพื่อขยาย จะเห็น 4 กลุ่มย่อย รวม 38 จอ (ภาพจากชุดข้อมูลสาธิต)

กลุ่มย่อย	มีจออะไรบ้าง	ใช้เมื่อไร
1. ข้อมูลหลักและยอดยกมา (9)	รายละเอียดผังบัญชี, ปีบัญชีและบัญชีปิดปี, ยอดยกมาทางบัญชี, ปันส่วนค่าใช้จ่าย, กำหนดงบประมาณ, บันทึกกลุ่มผังบัญชี, กำหนดรูปแบบการเชื่อม, กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า, บันทึกยอดสะสมประจำปี	ตั้งค่าครั้งแรก + ต่อยอดยกมาจากปีก่อน
2. สมุดรายวันและงานประจำ (9)	สมุดรายวันขาย / ซื้อ / รับเงิน / จ่ายเงิน / ทั่วไป, รายงานกระดาษทำการ, กำหนดงวดบัญชี, ปิดงวดบัญชี, ตรวจสอบประจำวัน	งานประจำวัน/เดือนของทีมบัญชี
3. ผ่านบัญชีและประมวลผลสิ้นปี (5)	ผ่านรายการ, ยกเลิกเอกสารที่ผ่านรายการแล้ว, ประมวลผลข้อมูลบัญชีใหม่ (รอเชื่อมข้อมูล), คำนวณยอดผ่านรายการใหม่, ประมวลผลสิ้นปี	ก่อนรันรายงาน/ปิดบัญชีสิ้นปี
4. รายงานการเงินและงบบัญชี (15)	รายงานบัญชีแยกประเภท, งบทดลอง, งบกำไรขาดทุน, งบดุล, รูปแบบงบการเงิน, งบกระแสเงินสด, ประมาณการกระแสเงินสด, กราฟประกอบงบการเงิน, กำไรขาดทุนตามโครงการ, ตามสาขาและแผนก, สรุปภาพรวมโครงการ, ภาพรวมธุรกิจ, วิเคราะห์ธุรกิจสำหรับผู้บริหาร, ส่งออกงบการเงิน XBRL (ยื่น DBD, รอเชื่อมข้อมูล), สำรองและส่งออกข้อมูล	ดูตัวเลข/ออกรายงาน/ส่งออกงบ

หมายเหตุ

เคล็ดลับการเปิดโมดูล: ที่หน้าเมนูหลักให้สลับเป็น “เมนูซ้าย” แล้วกดชื่อโมดูล “บัญชีแยกประเภท” หนึ่งครั้งเพื่อขยายรายการ — แต่ละจอมีปุ่ม “เปิดแท็บใหม่” ให้เปิดคู่กันได้

7.3ผังบัญชี: ทะเบียนหมวดเงินของบริษัท

จอรายละเอียดผังบัญชี — จอ “รายละเอียดผังบัญชี” — มองผังต้นไม้/ย่อบรรทัดได้ ค้นหาด้วยรหัสหรือชื่อ กดแก้ไข/ลบรายบัญชี (ภาพจากชุดข้อมูลสาธิต: 38 บัญชี)

ผังบัญชีคือรายการ “หมวดเงิน” ทั้งหมด จัดเป็นต้นไม้หลายระดับ — ตัวเลขนำหน้ารหัสบอกหมวดใหญ่: ขึ้นต้น 1 = สินทรัพย์, 2 = หนี้สิน, 3 = ส่วนทุน, 4 = รายได้, 5 = ค่าใช้จ่าย (เช่น 110101 เงินสดหน้าร้าน อยู่ใต้ 1000 สินทรัพย์)

มุมมองสลับได้: ผังต้นไม้ (เห็นพ่อ-ลูก) / ขยาย-ย่อบรรทัด ให้อ่านสบาย
ค้นหาเร็วด้วยช่อง “ค้นหารหัสหรือชื่อ” — พิมพ์เลขบัญชีหรือชื่อก็ได้
กด เพิ่มรายการ เพื่อเปิดบัญชีใหม่ (เช่น เพิ่มบัญชีค่าโฆษณา) — ควรทำครั้งเดียวตอนตั้งระบบ/มีค่าใช้จ่ายหมวดใหม่จริง

7.4สมุดรายวัน: ที่จดทุกเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ

สมุดรายวันทั่วไป — รายการตัวอย่าง 5 รายการ: นำเงินทุนเพิ่ม ค่าเสื่อมราคา ตัดประกันจ่ายล่วงหน้า ร่างปรับปูนเสียหาย และยอดยกมาต้นปี (ภาพจากชุดข้อมูลสาธิต)

ระบบมีสมุดรายวัน 5 แบบตามที่นักบัญชีใช้จริง: ขาย, ซื้อ, รับเงิน, จ่ายเงิน, ทั่วไป — สมุดทั่วไปใช้จดเรื่องนอกเหนือจากสี่แบบแรก เช่น ค่าเสื่อมราคา การตัดจ่ายล่วงหน้า หรือรายการแก้ไขปรับปรุง

รายละเอียดรายการวารสาร JV-001 — เห็นทุกฟิลด์: ปีบัญชี สมุดรายวัน เอกสารอ้างอิง และแถวเดบิต/เครดิต (ภาพจากชุดข้อมูลสาธิต)

สถานะมี 2 แบบ: ฉบับร่าง (แก้ไข/ลบได้) กับ ผ่านรายการแล้ว (ล็อกเป็นแบบอ่านอย่างเดียว — อยากแก้ต้องทำผ่านจอ “ยกเลิกเอกสารที่ผ่านรายการแล้ว”)
แถวของรายการต้อง เดบิต = เครดิต เสมอ ระบบจึงยอมให้ผ่านรายการ — หัวใจของการบันทึกบัญชีแบบสองฝั่ง
เลขที่เอกสารออกอัตโนมัติ เช่น DEMO-BM69-JV-001 ส่วนรายการยกมาต้นปีจะเป็นชุด …-OPEN-…

7.5ดูงบทดลองและงบการเงิน

หน้าจอรายงานงบทดลอง — จอรายงานงบทดลอง — ตัวกรองครบ: ปีบัญชี ช่วงวันที่ บัญชี สาขา แผนก โครงการ (ภาพจากชุดข้อมูลสาธิต)

1
เลือก “ปีบัญชี”
ต้องเลือกก่อนปุ่มแสดงรายงานถึงจะกดได้ — ช่วงวันที่จะเติมให้อัตโนมัติตามปีนั้น
2
(ไม่บังคับ) กรองเพิ่ม
เลือกบัญชีเฉพาะใบ หรือรหัสสาขา/แผนก/โครงการ เพื่อดูเฉพาะส่วนที่สนใจ
3
กด “แสดงรายงาน”
ระบบรวมยอดเดบิต-เครดิตของทุกบัญชีตามเงื่อนไข
4
อยากเอาไปวิเคราะห์ต่อ กด “ส่งออกตาราง”
ได้ไฟล์ CSV เปิดใน Excel ได้ทันที

นอกจากงบทดลอง กลุ่มรายงานยังมี งบกำไรขาดทุน (กำไรเท่าไรเดือนนี้) งบดุล (มีทรัพย์-หนี้เท่าไร) งบกระแสเงินสด (เงินเข้า-ออกจริง) และรายงานภาพรวม สำหรับผู้บริหาร

7.6สรุปวงจรงานบัญชีในระบบ

1
ตั้งต้น: ผังบัญชี + ปีบัญชี + ยอดยกมา
ทำครั้งแรก และต่อยอดยกมาทุกต้นปี
2
รายวัน: เอกสารฝั่งขาย/ซื้อ/คลัง/เงิน ถูกบันทึกโดยทีมงาน
เป็นงานของโมดูลอื่น ไม่ใช่โมดูลนี้
3
สิ้นเดือน: ตรวจสอบประจำวัน → ผ่านรายการ → รันงบทดลอง
ผ่านรายการแล้วข้อมูลจะล็อกและเข้าสู่ยอดบัญชี
4
สิ้นปี: ประมวลผลสิ้นปี → ปิดท้ายปี แล้วยกยอดไปปีใหม่
จอประมวลผลสิ้นปีทำให้ กำไร/ขาดทุน ไปเข้ากำไรสะสมอัตโนมัติ

7.7คำถามที่พบบ่อยของโมดูลบัญชี

อาการ/คำถาม	คำตอบ
กด “แสดงรายงาน” ไม่ได้	ต้องเลือก “ปีบัญชี” ก่อน — ระบบกำหนดไว้เอง ปุ่มจะเปิดเมื่อเลือกปีแล้ว
อยากแก้รายการที่ผ่านรายการแล้ว	แก้ตรง ๆ ไม่ได้ (ล็อกอ่านอย่างเดียว) — ใช้จอ “ยกเลิกเอกสารที่ผ่านรายการแล้ว” ย้อนก่อน แล้วบันทึกใหม่
งบทดลองเดบิต-เครดิตไม่เท่ากัน	มีรายการร่างที่ยังไม่ผ่าน หรือมีรายการแก้ไขค้าง — ตรวจที่ตรวจสอบประจำวัน/กระดาษทำการ
เห็นบัญชีไม่ครบในรายงาน	ตรวจตัวกรองช่วงวันที่/สาขา/แผนก และดูว่าบัญชีนั้น “ใช้งาน” อยู่ในผังบัญชี
อยากได้ไฟล์ Excel	กด “ส่งออกตาราง” ทุกจอรายงานได้ไฟล์ CSV เปิดใน Excel ได้
ปุ่มบางจอขึ้น “รอเชื่อมข้อมูล”	จอนั้นกำลังพัฒนาต่อ (เช่น ส่งออก XBRL ยื่น DBD) — ใช้จออื่นก่อน

7.8มุมมองการใช้งานตามบทบาท

มุมมองนักบัญชี

โมดูลนี้คือ “ห้องทำงานหลัก” ของเรา: ผังบัญชี → สมุดรายวัน 5 ชนิด → ผ่านรายการ → งบทดลอง/งบการเงิน → ปิดปี
รายการที่ “ผ่านรายการแล้ว” จะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว แก้ไม่ได้ — ต้องยกเลิกผ่านรายการก่อน (จอยกเลิกเอกสารที่ผ่านรายการแล้ว)
ก่อนรันรายงานทุกครั้ง เลือกปีบัญชีให้ถูก — ระบบเติมช่วงวันที่ให้อัตโนมัติตามปีที่เลือก

มุมมองผู้เชี่ยวชาญบัญชี

ผังบัญชีชุดสาธิตใช้หลัก 1-สินทรัพย์ 2-หนี้สิน 3-ส่วนทุน 4-รายได้ 5-ค่าใช้จ่าย ตามธรรมเนียมบัญชีไทย หลายระดับ
สมุดรายวันครบ 5 ชนิดตามปฏิบัติ: ขาย ซื้อ รับเงิน จ่ายเงิน ทั่วไป — รองรับสมุดรายวันพิเศษตามเอกสารที่มาของรายการ
งบการเงินในระบบครบชุด (งบดุล กำไรขาดทุน กระแสเงินสด) และมีส่งออก XBRL ยื่น DBD (อยู่ระหว่างเชื่อมข้อมูล) — รองรับการรายงานตาม TFRS

มุมมองเจ้าของกิจการ

จอ “ภาพรวมธุรกิจ” และ “วิเคราะห์ธุรกิจสำหรับผู้บริหาร” สรุปตัวเลขสำหรับเราโดยเฉพาะ ไม่ต้องอ่านตารางบัญชียาว ๆ
งบทดลองคือเครื่องมือเช็กสุขภาพการเงินเร็ว ๆ — ให้นักบัญชีรันให้ดูได้ทุกเดือน
กำไรขาดทุนตามสาขา/แผนก/โครงการ ช่วยตัดสินใจว่าสาขาไหนหรือโครงการไหนคุ้มจริง

มุมมองพนักงานหน้าร้าน/คลัง

เราไม่ต้องเข้าโมดูลนี้เพื่อทำงานประจำวัน — งานบันทึกขาย/คลังของเราถูกส่งเข้าบัญชีอัตโนมัติผ่านการผ่านรายการของฝั่งบัญชี
ถ้านักบัญชีถามหาเอกสาร ให้หาจากเลขที่เอกสารที่เราบันทึกไว้ (เช่น INV-…)
ช่วงสิ้นเดือนถ้าบัญชีขอเอกสารเพิ่ม คือกำลังตรวจงบทดลอง — ส่งให้เร็วที่สุดจะได้ปิดงวดทัน

มุมมองผู้ใช้ทั่วไป

เข้าโมดูล: เมนูหลัก → สลับ “เมนูซ้าย” → กดโมดูล บัญชีแยกประเภท (38) จะขยายเป็น 4 กลุ่มย่อย
งบทดลองเปิดครั้งแรกจะกด “แสดงรายงาน” ไม่ได้ — ต้องเลือกปีบัญชีก่อน (ระบบเตือนไว้ใต้ปุ่ม)
รายงานส่งออกเป็นไฟล์ CSV เปิดใน Excel ได้ด้วยปุ่ม “ส่งออกตาราง”

← กลับไปสารบัญคู่มือผู้ใช้